Dokumenty v rámci firmy si zaměstnanci posílají nejčastěji e-mailem, ale pokud je třeba je podepsat, vytisknou si je a podepíší propiskou, vyplývá z průzkumu společnosti Software602 zaměřeného na oběh dokumentů v českých firmách.

Tradice papírových faktur, které se ručně podepisují a razítkují, je v Česku stále velmi silná. I když v dnešní době už všechny faktury vznikají digitálně na počítačích nebo noteboocích, drtivá většina tuzemských firem je poté vytiskne na papír a nakládá s nimi ve fyzické podobě. Vyplývá to z průzkumu společnosti Software602, který ve dnech 8. až 10. března 2021 realizovala agentura Instant Research na vzorku 525 firemních manažerů odpovědných za IT zakázky. Tisk faktur připustilo 74,1 procenta respondentů, výhradně elektronické verze využívá pouze 25,9 procenta oslovených.

Především v papírové podobě také většina firem podepisuje různé další dokumenty: vedle faktur i objednávky nebo smlouvy. Připouští to 69 procent IT pracovníků zapojených do průzkumu. Elektronický podpis v takových případech používá čtvrtina respondentů, přičemž 16 procentům stačí prostý elektronický podpis a 8,6 procenta používá kvalifikovaný elektronický podpis. Cloudové služby pro podepisování využívá pouze 1,5 procenta oslovených.

Více než polovina firem uzavírá smlouvy na papíře

„Je zajímavé, že oběh dokumentů ve firmách se už většinou děje elektronicky, ale ne příliš sofistikovaně. Převažuje zasílání e-mailem, které uvedlo 41 procent respondentů. Pouze čtvrtina oslovených IT pracovníků používá nějaký systém pro správu a oběh dokumentů, ať už jde o interní řešení ve firmě (14,1 procenta) nebo nějaký chytrý systém využitelný i vzdáleně (10,9 procenta). Více než čtvrtina respondentů (26,3 procenta) si předává dokumenty fyzicky v papírové podobě,“ říká Michal Vejvoda, Business Development ve společnosti Software602.

Papírová forma nadále převažuje u uzavírání smluv s klienty. Upřednostňuje ji 53,5 procenta oslovených firem, pro něž je nejsnadnější takové smlouvy podepisovat ručně. E-mailem si smlouvy zasílá a elektronicky je podepisuje 27,6 procenta respondentů a datovou schránku pro uzavírání smluv využívá pouze osm procent dotazovaných. Ještě méně využívaná je pro tento účel některá z cloudových služeb pro podepisování (uvedlo ji 1,3 procenta respondentů).

Software602 v této souvislosti nabízí několik řešení, jak zajistit bezproblémové fungování firem bez ohledu na to, zda jsou zaměstnanci přítomní v kanceláři, či nikoli.