Digitalizace už řadu let mění způsob fungování podniků. Společnosti dnes potřebují robustní systémy, které dokáží řídit všechny aspekty činnosti firmy. Digitalizace pomáhá podnikatelům a manažerům po celém světě přesně vědět, co se v jejich firmě děje, uvolnit jim ruce od administrativních úkonů a činit správná rozhodnutí vedoucí k naplnění jejich vizí. Při správném využití se snadno může se stát jednou z rozhodujících konkurenčních výhod.

Základním prvkem průmyslové digitalizace je firemní informační systém aneb ERP software. Zkratka znamená Enterprise Resource Planning, tedy plánování podnikových zdrojů. Takový systém pomáhá řídit a automatizovat základní firemní procesy jako účetnictví, výroba, nákup či personalistika. Mezi oblíbená řešení patří například SAP, Net Suite od Oracle, Sage nebo české softwarové řešení od společnosti ABRA Software. „Podstatou ERP systému je propojení  informací potřebných k provozu a řízení firmy,“ říká Petr Vojta, obchodní ředitel ABRA Software, která letos koupila společnost FLORES. „Dalším zásadním prvkem je, aby každý uživatel dostával jen ty údaje, které mu náleží, aby si systém pamatoval jeho práci a pomáhal mu dělat ji správně.“

Velkou roli hraje specializace. Čím lépe jsou parametry a funkce firemního systému ušity na míru konkrétnímu prostředí, tím lépe dokáže vycházet vstříc specifickým potřebám pracovníků, jež v něm působí. Například výše zmíněná ABRA nabízí specializovaná řešení pro plnou digitalizaci výrobních procesů a klienti to podle Petra Vojty oceňují. „Nasazení našeho systému ABRA Gen ve společnosti ELKO EP dokonce letos vyhrálo Cenu za Průmysl 4.0. Díky tomu, že ABRA Gen má prvky určené přímo pro výrobu, může teď ELKO EP sledovat a kontrolovat materiál a komponenty na skladě, výrobu a kompletní identifikaci výrobků až k zákazníkovi,“ vysvětluje Vojta.

Takové optimalizované řešení umí provázat výrobu s ostatními oblastmi fungování, tedy například s e-shopem, účetnictvím či zákaznickou podporou. Vše funguje v jediném ekosystému a je plně dostupné přes klasické „desktopové“ i mobilní rozhraní.

Vše na jednom místě

Právě výrobní sektor patří k těm, které v digitalizaci nejvíce zaostávají. Podle studie společnosti Deloitte nemají firmy v tomto sektoru problém utrácet za nejmodernější technologie zvyšující produktivitu a bezpečnost samotné výroby. Kladou však malý důraz na celkovou digitalizaci svého provozu a nedokáží dostatečně využívat data.

Sběr údajů relevantních pro obchod patřil v době analogové k nelehkým výzvám. Digitální éra přinesla velkou změnu. Dat dnes mají společnosti bezpočet, často s nimi však neumí správně pracovat. „A někdy s velkou částí svých dat nepracují vůbec, nechávají je ležet stranou bez využití,“ říká Vojta. „Stává se, že každá organizační jednotka má vlastní reporty a databáze, které spolu komunikují jen minimálně či dokonce vůbec. Kvalitní firemní systém proto zajišťuje standardizaci všech vstupů a možnost jejich vzájemného propojení.“ V opačném případě musí být data zpracována ručně, což představuje plýtvaní nejvzácnějším zdrojem každé společnosti – lidskou prací.

Co má tedy optimální informační systém zvládat, aby podniku poskytl měřitelný přínos?

Uspořit čas zaměstnanců – tzn. vykonávat spoustu práce sám a nahradit tak ruční práci.

Přizpůsobit se specifikám a požadavkům každého klienta – tzn. aby byl co nejflexibilnější.

Pokrýt všechny klíčové firemní oblasti a ukládat informace na jediném místě – tzn. jedna platforma pro všechny data.

Zajistit snadnou integraci – tzn. jde snadno a chytře spojit s jinými aplikacemi i díky bohatému API.

Mezi společnosti, které využívají ABRA Gen, patří legendární královéhradecký výrobce klavírů Petrof. Společnost s více než 170letou tradicí neměla potíže s odbytem, chyběl jí však vhodný nástroj řízení a potýkala se s roztříštěnou evidencí a nesourodými daty z mnoha softwarových aplikací. Systém ABRA Gen jí pomohl nejen vyřešit problémy, ale také identifikovat nejlepší cesty pro další rozvoj. Jak přesně to dokázal?

Pomocí svých modulů výroby, skladů a obchodních agend umožňuje uceleně mapovat celý výrobní proces až po expedici.

Prostřednictvím CRM modulu analyzuje chování zákazníků a dodavatelů a tím dává firmě velké možnosti celý tento proces vhodně optimalizovat.

Vytváří měsíční ucelené reporty, které vedení firmy pomáhají při rozhodování o budoucí strategii v jednotlivých teritoriích, modelových řadách nebo nových výrobcích.

Eviduje všechny pracovní i technologické postupy.

„Chtěli jsme sjednotit evidenci na jednom místě,“ říká Zuzana Ceralová Petrofová, ředitelka společnosti Petrof. „Dalším bonusem ve spolupráci s ABROU je,  že nám umožňuje řešit vše s jednou kontaktní osobou. To zjednodušuje komunikaci a naše požadavky jsou vždy rychle vyřízeny.“

Snazší komunikace a přístup k informacím patří k zásadním přínosům dobrého ERP systému. Špatně provedená digitalizace totiž přináší vedle kladů i jednoznačná negativa. Podle metastudie (tj. studie sestavená ze souhrnné analýzy jiných materiálů) výzkumníků Nottinghamské univerzity z března 2022 k nim patří například zahlcení nadměrným množstvím emailů a jiných typů zpráv (Teams, Slack ad.) a ztížená možnost soustředit se kvůli častému přerušování či rozptylování od práce. Technologickému stresu dosud většina firem nevěnovala zvláštní pozornost. Byla to chyba: podle čísel britské pojišťovací společnosti Willis Towers Watson si na tento problém stěžuje již třetina zaměstnanců na všech úrovních firemní hierarchie.