Úspora místa, času při hledání i větší bezpečnost. Podnikatelé i firmy musí mít ze zákona archiv pro spoustu dokumentů. Na výběr mají dvě možnosti – vytvořit papírový, nebo digitální archiv. Případně kombinaci obojího, zákon totiž v tomto ohledu dává podnikatelům volnost. „Ve firmách, které zaměstnávají více než sto lidí, pozorujeme výrazný odklon od tisku dokladů,“ tvrdí Jan Štacha, zakladatel účetního programu Evala. Archivovat dokumenty v digitální podobě má oproti stohům papíru mnoho výhod. Ty nejvýraznější z nich přináší následující článek.
Faktury, účetní závěrky, mzdové listy a mnoho dalšího. Ukládání dokumentů ve fyzické podobě už v současnosti nedává smysl. Odborníci se převážně shodují v tom, že kancelářské šanony do několika let nebudou potřeba. „Ve firmách, které zaměstnávají více než sto lidí, pozorujeme výrazný odklon od tisku dokladů z důvodu archivace. V době rychle nastupující digitalizace a umělé inteligence nedává totiž smysl schovávat po archivech haldy papírů, ve kterých se stejně nikdo nevyzná,“ říká Jan Štacha, zakladatel účetního programu Evala. Důvodů, proč je digitální archiv pro firmy prakticky nezbytností, existuje celá řada.
Náročnost na prostor
Jednou z hlavních nevýhod papírového archivu je to, že vyžaduje množství prostoru. To může být nákladné zvláště pro menší společnosti, které nemusí mít dostatek skladovacích kapacit. Při digitální archivaci nic z toho není potřeba. Podnikatelé tedy ušetří náklady spojené s údržbou skladu. Místo hromady složek a krabic stačí pouze server nebo cloudové úložiště. „Moderní ERP systémy včetně těch určených pro účetnictví pracují v cloudu. To znamená, že stačí spustit prohlížeč a přihlásit se odkudkoliv, kde je internet,“ upozorňuje Štacha.
Ztráta nebo poškození dokumentů
Papírové dokumenty se při nesprávném skladování snadno poškodí. Například při požáru, úniku vody nebo když je napadne plíseň. Zdánlivě banálním, ale dost závažným problémem je také blednutí účtenek, které už po roce nemusí jít přečíst. Kromě toho je potřeba počítat s variantou, kdy dokumenty někdo ztratí nebo dokonce ukradne.
Bez správné ochrany a zabezpečení tak mohou důležité doklady nenávratně zmizet. „Digitální archivy jsou v tomto ohledu zabezpečené lépe. Jejich záloha je diverzifikovaná do několika úložišť najednou, takže jsou dokumenty v bezpečí,“ vysvětluje zakladatel účetního programu Evala. Elektronické dokumenty lze navíc chránit pomocí šifrování, hesel a dalších bezpečnostních opatření, takže i jejich případná krádež je v tomto případě složitější.
Obtížná dostupnost a vyhledávání
U hromady papírů v archivu je častým problémem také to, že hledání konkrétního dokumentu bývá časově náročné a frustrující. Moderní digitální archivy nabízejí pokročilé vyhledávací funkce, které umožňují rychlé nalezení požadovaných dokumentů. To zvyšuje produktivitu a zkracuje čas strávený hledáním informací. Elektronické dokumenty lze také snadno kategorizovat, označovat a organizovat podle potřeby. Díky tomu je správa dokumentů přehlednější a jednodušší.
Složitý přehled ve lhůtách pro archivaci
V České republice existují zákonné povinnosti ohledně archivace dokumentů, které se liší podle jejich typu. Zatímco některé stačí uchovávat jen po dobu několika roků – jako například odpisové plány, inventurní soupisy nebo účtové rozvrhy – jiné je potřeba archivovat až 45 let. A někdy je ke zničení dokonce potřeba skartační povolení. V tomto ohledu je u papírové evidence složité sledovat, které dokumenty je ještě potřeba zachovat, a které už ne. „Další výhodou je, že moderní softwary mají auditní stopu, která sleduje každou změnu v systému. Tím garantuje jasnou prokazatelnost případných změn,“ podotýká Štacha a dodává, že díky podobným funkcím se podnikatelé chrání před faktorem lidské chyby i dalšími nechtěnými zásahy zaměstnanců. Princip auditní stopy přijde vhod i v případě nečekané úřední kontroly.
Přístupné jen na jednom místě
Poslední výhodou digitálního archivu je skutečnost, že není vázaný na jedno místo. K potřebným dokumentům se zaměstnanci dostanou odkudkoli, což usnadňuje práci na dálku a zvyšuje efektivitu pracovních procesů. Toho využívají i účetní, kteří takto mohou jednoduše zpřístupnit dokumenty svým klientům. „Moderní programy využívající nástroje uživatelského reportingu mají všechny důležité sestavy přístupné online a zákazník účetní kanceláře se tak může dívat na svá data v reálném čase,“ popisuje Štacha
