Time management: Najdi svůj vlastní systém

Čas je po zdraví asi druhá nejvzácnější komodita, které zdánlivě nikdy není dost. Najděte spolu s námi způsob, jak si čas správně rozvrhnout, abyste stíhali pracovní i rodinné povinnosti a ještě vám zbylo pár hodin i na odpočinek a sebe sama.

Existuje mnoho technik time managementu, tedy efektivního řízení času. Například Pomodoro, ETechnika, GTD (Getting Thinks Done) a mnoho dalších. Všechny však mají několik bodů společných a ty považujeme v time managementu za nejdůležitější. Jedná se o umění rozlišit, které úkoly jsou prioritní a které snesou odklad, schopnost připustit, že nikdy nestihneme všechno, dodržování střídání fáze soustředění (cca 25 minut) s krátkou přestávkou (cca 5 minut) a nakonec schopnost úplně vypnout a relaxovat. Protože time management se zdaleka netýká pouze práce.

Čas na dobití baterek

„Den by měl kromě pracovních povinností obsahovat i čas na aktivní a pasivní odpočinek a čas s rodinou nebo přáteli,“ potvrzuje hned na úvod výkonný ředitel personální agentury MAXIN´S Group PhDr. Roman Kučera, PhD.

Proč začínáme u tématu o time managementu zdánlivě od konce, tedy od odpočinku? Protože se na něj při plánování času velmi často zapomíná. Vyčerpaný člověk však nikdy nemůže podat dobrý pracovní výkon. Může však snadno onemocnět.

„Z pohledu fyzického i duševního zdraví a imunity je klíčem dobrého time managementu střídání fáze soustředěné práce s odpočinkem. Nejen v rámci celého dne, ale také v rámci pracovní doby,“ potvrzuje Ing. Adrián Doboly, odborník na imunitu z biotechnologické laboratoře Natures. Občas je proto třeba se postavit od stolu, protáhnout si svaly, dopřát odpočinek očím, dovolit krve rozproudit se rychleji po celém těle. Nebo si naopak sednout, pokud dlouho stojíme, a dovolit svalům uvolnit se. „Důležité je, aby byl odpočinek nejen pasivní. Fyzicky náročnější aktivita sice unaví tělo, ale přináší mu benefity a rovnováhu v jiných oblastech. Mimořádně důležitý je také dostatek spánku. Tak jak se nedá do zásoby odpočívat, nedá se do zásoby ani spát. Pokud se v těchto aspektech ukrátíme, nikdy to nedoběhneme a tělo si to pamatuje,“ upozorňuje A. Doboly.

Ranní start

Podle odborníků na time management den začíná ještě dříve než ráno vstaneme. Takže například v předchozí večer, kdy si umíme nachystat (alespoň v mysli) snídani, svačinu i oblečení. Ráno tak ušetříme cenné minuty a vyhneme se zbytečnému stresu.

Ten nemusíme v plné míře zažívat ani v práci. „Pokud není rozvrh pracovní doby dán zaměstnavatelem a zaměstnanec si jej organizuje sám, pracovní úkoly by měly být seřazeny podle pořadí důležitosti a náročnosti. Je to také logické, protože na začátku pracovní doby jsme obvykle ještě svěží a výkonnější as postupem času naše pozornost i výkonnost klesají,“ pokračuje R. Kučera z MAXIN´S Group.

Málokdo se dokáže naplno soustředit déle než půl hodiny. Proto je důležité umět „číst“ své tělo a práci pravidelně střídat s krátkými přestávkami, během kterých si uvaříme kávu či čaj, prohodíme tři věty s kolegou, projdeme se, nakoukneme na sociální sítě…

Během fáze soustředění je však důležité minimalizovat rušivé vlivy, je tedy třeba ztišit notifikace aplikací, a pokud je to možné, tak i vyzvánění telefonu.

Pravidlo 80/20

Náš mozek až příliš zaměstnává seznam úkolů, které musíme splnit a všechny ostatní položky, na které bychom neměli zapomenout. No na co si to všechno držet v hlavě, když si můžeme napsat seznam?

Existuje mnoho různých aplikací, které jsou po ruce ať jsme kdekoli (doma, v autě, v práci) a které nás odlehčí od nutnosti myslet na tisíc věcí. Vyzkoušejte například Keep, poznámkový blok, Trello, Evernote či any.do a vyberte si způsob, který vám nejlépe vyhovuje.

Zapisujte si všechny úkoly a povinnosti a zároveň dopřejte tělu dávku dopaminu vždy, když úkol splníte a vymažete.

Při rozdělování úkolů na důležité a nedůležité či naléhavé a nenaléhavé je užitečné řídit se Paretovým pravidlem, které hovoří o tom, že pouze 20 % vašich aktivit (povinností) má vliv až na 80 % výsledků práce. Znamená to, že mnoho věcí v podstatě ani dělat není třeba a ušetřený čas lze využít jinak.

Nejčastější chyby

Ani ten nejlepší a pro vás nejideálnější model time managementu nebude fungovat, dokud si nepřiznáme, co je naše achillova pata. „Lidé dělají největší chybu v tom, že špatně odhadnou své síly nebo si úkoly a povinnosti, do kterých se jim nechce, odkládají na později. Což snižuje jejich výkonnost a zvyšuje míru stresu,“ upozorňuje odborník na lidské zdroje.

Přepínání sil nic dobrého nepřináší. „Zákonitě se to dříve či později odrazí nejen na výkonnosti a chybovosti, ale také na zdraví. Asi znáte situaci, kdy máte méně práce, neb je víkend nebo jste konečně na dovolené a jak na just právě v tomto volnu onemocníte. Je to důsledek přepínání sil, což oslabuje imunitu. A když tělu dovolíme přestat fungovat na 120 %, vybere si svoji daň,“ říká A. Doboly.

Užitečné rituály

Zvládání všech úkolů, ale také rovnováze mezi prací a volnem, napomáhají rituály. „I zdánlivě nepodstatné věci jako ranní vstávání a večerní uložení se do postele v přibližně stejnou dobu každý pracovní den je rituál. Rituály umožňují našemu tělu i psychice znát mantinely, rituál je jistota. Můžeme sem zařadit například i kávu a krátkou debatu s kolegy při obědě – je to malý odpočinek od práce a posílení mezilidských vztahů. To má také vliv na výkonnost a fungování v práci,“ pokračuje R. Kučera z MAXIN´S Group.

Rituálem je i jídlo, hygiena, pohyb či užívání doplňků výživy. „Pracujeme v kreativním prostředí a velmi se nám osvědčil rituál, který je prací a uvolněním zároveň. Když potřebujeme něco vymyslet, sedneme si a začneme debatovat. Vypadá to jako volná zábava, ale ve skutečnosti je to brainstorming, ze kterého vždy vzejdou velmi dobré věci,“ přispěl do debaty o time managementu a rituálech Oto Kravec z reklamní agentury Citadela.

Připravenost na nečekané

A ještě jedna důležitá věc. Vždy, ale vždy se během dne stanou věci, se kterými jsme nepočítali a musíme jim přizpůsobit plán.

„Takové situace v nás mohou vyvolávat pocit, že jsme zavaleni prací. Léty praxe se mi osvědčilo, že tehdy je důležité nespadnout do víru úkolů a stresu. Lepším řešením je získat odstup, párkrát se nadechnout, znovu si určit priority a postupovat podle nich,“ řekl O. Kravec z Citadela.

Dobrý time management, ve kterém počítáme i s tím, že nemůžeme zvládnout všechno a že se občas vyskytnou nepředvídatelné události, zabraňuje prokrastinaci, s níž kromě nesplněných pracovních úkolů a stresu souvisí i velmi nedobrý pocit ze sebe.

„Pokud má člověk dobrý time management, který zvládá a jehož nedílnou součástí je i čas na regeneraci a odpočinek, funguje i jako prevence syndromu vyhoření,“ doplnil R. Kučera.

Druhým důležitým preventivním prvkem je odpočinek a regenerace. Na to kdy a kolik odpočívat ale neexistuje návod. „Oddechu je třeba věnovat určitě alespoň tolik času jako práci,“ je přesvědčen A. Doboly z Natures. „Člověk, který vnímá své tělo, to umí dost dobře vyhodnotit sám i bez toho, aniž by se musel držet nějakých tabulek. Například možná z vlastní zkušenosti víte, že pokud máte odpoledne možnost pospat si na 15–20 minut, dokonale vám to dobije baterky na další hodiny. A to nedokáže ani ta nejlepší káva nebo čaj.“

Tak co si dáte teď, šlofíka, kávu nebo čaj?